Struktur gibt Orientierung und Sicherheit für die Mitarbeiter. Im Gegensatz dazu hält eine nicht klar erkennbare Struktur vom Handeln ab, weil Mitarbeiter das Risiko vermeiden wollen, etwas Falsches zu tun – und allein dieses Vermeiden ist schweißtreibende Arbeit. Unternehmen mit klaren Strukturen und ausgesprochenen Erwartungen sind erwiesenermaßen erfolgreicher, weil deren Mitarbeiter um ein Vielfaches produktiver sind. Es werden viel mehr „richtige“ Handlungen und diese auch um ein Vielfaches schneller ausgeführt. In einem strukturierten Umfeld fällt das Fokussieren leichter.

Geführt wie ein Weinberg

Demnach müsste es nur gut strukturierte Unternehmen geben. So ist es aber nicht. Warum? Auch Unternehmer und Entscheider mangelt es mitunter an eigener Struktur. Aber was hält sie davon ab, Strukturen zu schaffen? Sie meinen, unter sich schnell ändernden Bedingungen würde sich das Schaffen von Strukturen nicht lohnen. Dabei rentiert sich geplantes Handeln erfahrungsgemäß schon bei der ersten Wiederholung.

Ein anschauliches Bild liefert der Weinbau als eine der ältesten Spezialkulturen. Die Rebe stellt hohe Standortansprüche: Boden, Lage und Klima. Ein Weinberg bedarf einer Reihe von strukturierten Maßnahmen wie Rebschnitt, „Erziehung“, Laubarbeiten, Traubenausdünnung, Bodenpflege und Düngung. Richtig abgestimmt, können Weinqualität und Ertrag noch einmal erheblich gesteigert werden. Standortfaktoren und Pflegemaßnahmen sind als Gesamtsystem mit seinen Wechselwirkungen zu sehen. Auch Ihr Unternehmen gleicht einem Weinberg. Sie meinen, nein?

Wir sagen Ihnen, warum doch:

Wenn Sie einmal die Gelegenheit haben, an einem Weinberg mitzuhelfen, wissen Sie, wieviel „Blood, Sweat & Fears“ ein Winzer in seinem Unternehmen durchlebt. Ohne Struktur würde der Winzer kein Jahr überleben.

Auch für Start-ups

Anders als im Weinbau zeigen sich die Ergebnisse Ihrer unternehmerischen Entscheidungen nicht immer sofort. Gerade in Start-ups denken die Gründer oder eingesetzten Manager manchmal sehr kurzfristig. Nachhaltiger Unternehmenserfolg ist zwar offiziell Programm, aber das Handeln ist oft darauf ausgerichtet, Investoren schnellstmöglich mit Wachstumszahlen zu versorgen.

Damit dieses Wachstum sich nicht im Wildwuchs verliert, ist es notwendig, frühzeitig Strukturen für Abläufe im Unternehmen zu dokumentieren und deren Praktikabilität zu überwachen. Blinder Aktionismus dient schließlich nicht den Interessen eines Investors. Für die Schaffung der Strukturen ist allein das Management verantwortlich; den Investor interessieren nur die Ergebnisse.

Transparenz rockt

Wie ausgeprägt ist das Struktur-Gen in Ihrem Unternehmen? Kennen die Mitarbeiter die Ziele und Erwartungen ihrer Chefs? Ist für Neue am ersten Tag klar, wer für was zuständig ist und woher sie benötigte Informationen bekommen? Unternehmen, die keine klare Struktur haben, erzeugen ein Klima, das hohe Mitarbeiterfluktuation begünstigt. Das Resultat: Immer mehr neue Mitarbeiter kümmern sich während des Großteils ihrer Arbeitszeit um Orientierung, fragen sich, was genau von ihnen erwartet wird. In Firmen ohne Struktur werden diese Erwartungen nur selten klar genug kommuniziert, was zu hoher Fehlerquote, Unzufriedenheit und Ineffizienz führt – ein Negativkreislauf, den Sie schleunigst stoppen und ins Positive umkehren müssen.

Aus der Beratungspraxis kennen wir die häufigsten Fallstricke:

• Geschäftsfelder, Produkte, Märkte und allgemeine Ziele können die meisten Manager schon recht klar beschreiben.
• Strategien und Methoden befinden sich noch in der Trial&Error-Phase.
• Aber was fast immer fehlt, sind konkretisierte, schriftlich fixierte Ziele und schriftlich beschriebene Strukturen, die Ziele und grundlegendeStrategien abbilden und für die Mitarbeiter transparent machen.

Fokus Kundenorientierung

In den meisten Unternehmen fehlt zudem der Fokus, welche Interessensgruppe primär bedient wird. Es mag für manche selbstverständlich, für andere „Old School“ sein: Nach unserer Erfahrung haben Unternehmen mit Abstand den größten Erfolg, wenn sie sich konsequent und ausnahmslos auf die Maximierung des Kundennutzens ausrichten.

Dabei darf es keine Kompromisse geben. Es ist die Aufgabe der Unternehmensleitung, Investoren, Banken und Mitarbeitern eindeutig zu vermittelt, warum die konsequente Kundenorientierung auch in ihrem Interesse liegt.

Erst wenn darüber Klarheit herrscht, wird ein Management-System aufgebaut, das – mit Zielen und Kennzahlen gefüttert – frühzeitig transparent erkennen lässt, ob sich das Unternehmen effektiv in Richtung Ziel bewegt oder nicht.

Mitarbeiter bekommen klar formulierte Aufgaben. Gerade in vitalen Unternehmen können sich operative Ziele und Prioritäten von heute auf morgen ändern. Mitarbeiter verstehen das auch, vorausgesetzt vorausgesetzt, ihre Führungskräfte begründen glaubhaft das „Warum“. Das sorgt für Sicherheit – eine einfache Maßnahme mit großer Wirkung.

Feedback-Kultur

Es gibt noch etwas eigentlich sehr Simples, mit dem Unternehmen dafü sorgen, einen Quantensprung an Klarheit und strukturiertem Handeln zu meistern: Es ist die Einführung einer Feedback-Kultur. Feedback ist ganz einfach, es muss nur konsequent und regelmäßig praktiziert werden. Das heißt: Besprechungen und Erklärungen werden stets mit der Rückmeldung aller Beteiligten abgeschlossen: „Wie habe ich das verstanden und wie wirkt es auf mich?“ Wenn die Struktur das Skelett ist, ist die Feedback-Kultur das Blut.

Strukturen schaffen mit System

1. Generalanalyse
a) Welche klaren Ziele gibt es?
b) Wie wird geführt? Gibt es ein klares Führungskonzept?
c) Wie sieht die Organisation aus? Sind Prozesse klar beschreibbar?
d) Wie hoch ist der Informationsgehalt der Reportings?
e) Wie motiviert ist das Personal?
f) Wie vertrauensvoll ist der Umgang miteinander im Unternehmen?
g) Wie ist die Meeting-Kultur?

2. Analyse des Workflows
3. Identifikation von Kommunikationsengpässen
4. Erstellung von Jobdescriptions für Führungskräfte und Mitarbeiter
5. Erstellung eines Qualitätsmanagement-Handbuchs